Politique de confidentialité

1. Introduction

Au Regroupement des associations de personnes traumatisées craniocérébrales du Québec (« nous », « notre »), nous savons à quel point le maintien de la vie privée est important, c’est pourquoi cela fait partie de nos priorités.

Donc, dans l’optique d’être le plus transparent possible, nous avons développé cette politique quant à la protection de la vie privée (« politique »). Vous trouverez au sein de celle-ci nos pratiques quant à la collecte, l’utilisation, la conservation et le traitement de vos renseignements personnels lorsque vous utilisez nos sites, nos produits et nos services. De plus, il y est inscrit vos droits relatifs à notre possession de vos informations.

Nous employons le terme « Sites » pour parler de tous les sites Web opérés par Regroupement des associations de personnes traumatisées craniocérébrales du Québec, les sous-domaines et le contenu de ceux-ci.

Pour ce qui est du terme « Produits », il renvoie, quant à lui, aux logiciels et aux applications que vous pouvez acheter, installer et télécharger à partir de nos sites.

Ensuite, nous entendrons par « vous », « vos », « votre », tout individu qui fournit des renseignements personnels au Regroupement des associations de personnes traumatisées craniocérébrales du Québec en lien avec la réalisation d’un Évènement, la création d’une Publication, la participation à une activité ou avec l’obtention d’un Service.

« Services » est utilisé afin de parler des services que nous offrons aux associations.

« Publication » reprend toute publication produite par le Regroupement des associations de personnes traumatisées craniocérébrales du Québec ou à laquelle le Regroupement des associations de personnes traumatisées craniocérébrales du Québec contribue, sous quelque forme que ce soit (verbal, écrit, audio, vidéo, informatisé ou autre).

En cas de désaccord, avec une partie ou la totalité de cette Politique, veuillez ne pas utiliser ou consulter nos Sites, nos Produits et nos Services.

2. Collecte des renseignements personnels

Le Regroupement des associations de personnes traumatisées craniocérébrales du Québec peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant vos renseignement personnels. La constitution de tels dossiers a pour objet de permettre au Regroupement des associations de personnes traumatisées craniocérébrales du Québec de réaliser un Événement, une Publication, de réaliser une activité ou de fournir un Service.

Les renseignements que nous collectons à votre sujet dépendent entièrement des interactions que vous avez avec nous. Le Regroupement des associations de personnes traumatisées craniocérébrales du Québec peut seulement recueillir les renseignements personnels qui sont nécessaires aux fins du dossier et peut utiliser les renseignements personnels seulement à ces fins.

D’ailleurs, il peut être utile que vous sachiez qu’à tout moment vous pouvez décider de ne pas fournir les renseignements demandés. En effet, les renseignements personnels peuvent seulement être recueillis auprès de la personne concernée, à moins que celle-ci consente à ce que la cueillette soit réalisée auprès d’autrui ou que la loi l’autorise. Cependant, en cas de refus de votre part de nous fournir certains renseignements, vous pourriez ne pas avoir accès à certains Produits, Services ou informations que vous pourriez désirer.

2.1 Collecte des renseignements personnels

Dans cette politique nous entendrons par « renseignement personnels », tout renseignement fourni ou communiqué au Regroupement des associations de personnes traumatisées craniocérébrales du Québec sous quelque support que ce soit (verbal, écrit, audio, vidéo, informatisé ou autre) lors de l’achat de nos Produits, lors d’une requête de nos Services ou lors de toute autre demande spécifique qui vous concerne et qui peut être utilisé pour vous identifier. De plus, nous gardons l’historique de vos interactions et transactions avec nous.

Les renseignements qui peuvent être collectés à votre sujet:

• Nom, prénom, titre, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel

Pour plus de certitude voici des renseignements qui ne sont pas considéré comme personnels :

• Les renseignements qui ne permettent pas d’identifier un individu dans le cadre d’un témoignage ne sont pas des renseignements personnels ;
• Les données statistiques ne sont pas des renseignements personnels puisqu’elles ne permettent pas d’identifier un individu
• Les photographies ou enregistrements qui ne permettent pas d’identifier un individu ne constituent pas un renseignement confidentiel relatif à cet individu.

2.2 Formulaires et interactivité

Les renseignements personnels que nous collectons sont recueillis au travers de formulaires et grâce à l’interactivité établie entre vous et notre site Web. Nous utilisons également, comme indiqué dans la section suivante, des fichiers témoins pour réunir des informations vous concernant.

2.3 Les fichiers témoins (cookies)

Les fichiers témoins sont de petits fichiers textes que les sites Web installent automatiquement sur les ordinateurs de ceux qui les consultent. Il est important de noter qu’aucun de ces cookies n’est lié à une personne physique ou ne permet d’identifier les usagers.

Nous utilisons certains dispositifs, lors de nos campagnes promotionnelles, afin de connaître le nombre de personnes ayant ouvert les courriels ou ayant cliqué sur les hyperliens. Nous ne récoltons aucune autre information quant à nos campagnes promotionnelles et, encore une fois, il n’est pas possible d’identifier un usager à partir de ces informations. D’ailleurs, nous n’utilisons ces renseignements qu’à des fins de recherche et amélioration de nos campagnes, Services ou Produits.

Il est important de noter que la majorité des navigateurs de recherche ont une fonctionnalité qui permet d’empêcher ou de détruire l’installation des cookies.

Enfin, nous utilisons des cookies afin:

• De connaître les comportements des usagers afin de pouvoir améliorer l’expérience et la performance de nos Sites

2.4 Données statistiques – Google Analytics

Google Analytics est une application de Google qui permet d’installer des fichiers témoins sur les ordinateurs des usagers des sites qui l’utilisent afin d’analyser le nombre de visiteurs et les tendances de ceux-ci. Tous ces renseignements sont stockés sur leurs serveurs. Comme nous utilisons cette application, lorsque vous recourez à nos Sites, vous consentez aux politiques de confidentialité et de protection des renseignements personnels de la compagnie Google. Nous déclinons toutes responsabilités quant au stockage et à la protection de ces données.

2.5 Données statistiques – Pixel Meta (Facebook)

Le pixel Meta est un bout de code que nous ajoutons à notre site Web et qui nous permet de mesurer l’efficacité de nos publicités en comprenant les actions effectuées par les visiteurs sur notre site Web. Comme nous utilisons cette application, lorsque vous recourez à nos Sites, vous consentez aux politiques de confidentialité et de protection des renseignements personnels de la compagnie Meta. Nous déclinons toutes responsabilités quant au stockage et à la protection de ces données.

3. Partage et divulgation de vos données et renseignements personnels

Autre que dans les situations où la loi le requiert et sous réserve des autres dispositions du présent article, les renseignements personnels ne peuvent être divulgués à un tiers qu’après l’obtention du consentement écrit, manifeste, libre et éclairé de la personne concernée. Un tel consentement ne peut être donné que pour une fin spécifique et pour la durée nécessaire à la réalisation de cette dernière.

Nous ne partagerons vos données que pour les raisons listées ci-dessous et nous vous assurons de ne pas vendre, fournir ou échanger vos renseignements à des fins profitables. Votre acceptation des présentes politiques signifie donc que nous avons votre accord pour le partage de vos données à ces fins.

3.1 Tiers fournisseurs de services

Nous faisons affaire avec des fournisseurs tiers afin d’obtenir de l’hébergement de données. D’ailleurs les renseignements que nous collectons sont ainsi stockés sur des bases de données infonuagiques appartenant à notre fournisseur d’hébergement de données. Celui-ci n’accède à vos renseignements qu’à des fins de stockage et de récupération de ceux-ci.

3.2 Changement au sein de l’Organisme

Dans la situation où le Regroupement des associations de personnes traumatisées craniocérébrales du Québec serait impliqué dans une transaction d’actifs ou de fusion, une procédure de faillite, une réorganisation, ou une autre action apportant un changement dans la disposition du contrôle de l’entreprise, vos renseignements pourraient être communiqués aux personnes concernées dans cette transaction. Évidemment, lors de ces situations, nous mettrons des mesures, dans la limite du possible, afin de partager le moins d’informations personnelles tout en assurant la plus grande sécurité et confidentialité.

4. Consentement de communications promotionnelles

4.1 Courriel promotionnel

Nous ne vous enverrons aucun courriel promotionnel, à moins que nous ne recevions votre consentement pour le faire. Ce consentement peut être exprès ou tacite. Un consentement exprès est quand vous consentez verbalement ou par écrit à recevoir ces courriels. Une situation où les deux parties sont dans une relation d’affaire ou qu’une a acheté des produits de l’autre, il est possible pour la compagnie qui a vendu son produit de supposer un consentement tacite (implicite) et peut, dans le cas échéant, envoyer des communications promotionnelles. En tout temps, vous pouvez vous désinscrire de notre liste d’envoi promotionnel en cliquant sur le lien au bas de chacun de nos courriels ou en nous envoyant un message électronique à l’adresse suivante : communication@connexiontccqc.ca

Nous traiterons alors votre demande dans un délai raisonnable, c’est-à dire en moins de 10 jours. Cependant, il est à noter que la désinscription à notre liste d’envoi ne nous empêche en aucun cas de communiquer avec vous à des fins non-marketing.

5. Vos droits

5.1 Selon la loi

Vous avez certains droits sur les renseignements personnels que nous détenons à propos de vous. Vous pouvez les faire valoir en nous contactant par courriel. Il est à noter que toutes les demandes seront traitées en moins de 30 jours et ce sans frais.

Adresse courriel pour la demande : direction@connexiontccqc.ca

5.2 Droit à la fermeture d’un compte

Vous avez le droit, à tout moment, de fermer un compte non-administré au sein d’un de nos Produits ou Services, à la condition que votre compte soit en règle. Pour la fermeture d’un de vos comptes d’usager, vous devrez remplir un formulaire de fermeture de compte auprès de notre service à la clientèle au courriel suivant : direction@connexiontccqc.ca

5.3 Droit de refus

Pour protéger vos renseignements personnels, nous mettrons, assurément, en place des mesures afin de vérifier votre identité avant de pouvoir prévaloir vos droits. De plus, nous nous laissons le droit, en cas de motifs raisonnables de ne pas nous soumettre à vos demandes dans les cas où cela risquerait de compromettre la sécurité de vos renseignements personnels ou que cela puisse nuire à toute enquête policière ou procédure juridique. En cas de refus, nous tenterons de vous fournir le motif.

6. Gestion, Conservation et sécurité de vos renseignements

Sauf si vous nous demandez d’effacer ou de détruire vos renseignements personnels, nous ne les gardons que le temps requis afin d’accomplir les raisons pour lesquels ils ont été collectés. Nous pouvons aussi conserver quelques renseignements pour différentes raisons légales. Ces renseignements seront traités selon cette politique, ainsi qu’aux lois en place.

6.1 Sécurité et confidentialité de vos renseignements

Pour l’application des lois, un incident de confidentialité correspond à tout accès, utilisation ou communication non autorisé·es par la loi d’un renseignement personnel, de même qu’à la perte d’un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection.

Lorsqu’un·e employé·e où vous constatez un incident de confidentialité, il ou elle doit/vous devez informer avec diligence la direction générale ou la personne responsable de la protection des renseignements personnels afin qu’il soit inscrit au Registre. Le Registre regroupe l’ensemble des renseignements consignés sur des incidents déclarés et concernant les circonstances de l’incident, le nombre de personnes visées, l’évaluation de la gravité du risque de préjudice et les mesures prises en réaction à l’incident. Les dates pertinentes y figurent aussi : survenance de l’incident, détection par l’organisation, transmission des avis (s’il y a lieu), etc.

Dans ce cas, vous ou l’employé·e devez, compléter un formulaire de signalement et l’acheminer ensuite à la direction a l’adresse suivante : direction@connexiontccqc.ca

Le registre doit conserver les informations sur un incident de confidentialité pour une période de cinq ans.

Doit être colligé dans le formulaire de signalement :

• Une description des renseignements personnels touchés par l’incident ou, si cette information est inconnue, les raisons pour lesquelles il est impossible de fournir une telle description ;
• Une brève description des circonstances de l’incident ;
• La date ou la période à laquelle a eu lieu l’incident (ou une approximation si cette information n’est pas connue) ;
• La date ou la période à laquelle l’organisation s’est aperçue de l’incident ;
• Le nombre de personnes concernées par l’incident (ou une approximation si cette information n’est pas connue).

La direction et/ou la personne responsable de la protection des renseignements personnels juge si l’incident présente un « risque sérieux de préjudice ». Les renseignements ainsi que les mesures à prendre afin de diminuer le risque qu’un préjudice sérieux soit causé aux personnes concernées sont versé·es au Registre.

Si l’incident présente un risque sérieux de préjudice, la direction générale ou la personne responsable avise la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées de tout incident présentant un risque sérieux de préjudice à l’aide du formulaire approprié.

Pour s’assurer de protéger efficacement vos renseignements personnels, nous avons établis des procédures de sécurité autant physique, technique, qu’informatique afin de prévenir tout incident lié à la sécurité de vos informations personnelles. Nous revoyons régulièrement nos mesures de sécurité et limitons l’accès tant aux renseignements qu’aux employés ayant besoin de ceux-ci pour accomplir les services demandés. De plus, nos employés et contractants sont tous sous de strictes obligations de confidentialité.

Certains renseignements qui ne sont plus nécessaires dans l’exercice de nos fonctions, mais qui sont tout de même utiles afin de perfectionner nos produits ou services, peuvent être anonymisés afin qu’ils ne puissent plus vous identifier.

6.2 Mesures de sécurité mis en place pour protéger les renseignements personnels

Les renseignements personnels que nous collectons sont conservés dans un environnement sécurisé. Les personnes travaillant pour nous sont tenues de respecter la confidentialité de vos informations. Pour assurer la sécurité de vos renseignements personnels, nous avons recours aux mesures suivantes :

• Mesures physique (caméra de surveillance, système d’alarme, code, etc.)
• Mesures technique (prévention avec les employés, gestion des accès, etc)
• Mesures informatiques (système d’encryptage, utilisation de mot de passe, etc)
• Protocole SSL
• Sauvegarde informatique
• Sauvegarde externe

7. Modifications et mises à jour de la politique

7.1 Législation

Nous nous engageons à revoir périodiquement cette politique, dans quel cas nous modifierons la date inscrite au bas de celle-ci. Nous vous conseillons donc de consulter de temps à autre notre politique, afin d’y voir s’il s’est effectué des changements. Si vous n’êtes pas en accord avec une ou plusieurs parties de notre politique, veuillez ne pas utiliser nos Sites, Produits et Services.

Nous nous engageons à respecter les dispositions législatives énoncées dans :

• Loi de la Province du Québec

8. Comment nous contacter

Le Regroupement des associations de personnes traumatisées craniocérébrales du Québec agit comme responsable des renseignements personnels que vous nous avez transmis, alors si vous avez des doutes ou des questions quant à la gestion de ceux-ci, veuillez contacter notre Directrice qui est responsable de la protection de la vie privée à l’adresse ci-dessous:

Marjolaine Tapin (Directrice Générale)

direction@connexiontccqc.ca

911, rue Jean-Talon Est, bureau 134, Montreal (QC), H2R 1V5

514-543-4800